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Les 8 clés d'un projet de transformation réussi
Ce livre blanc vous apportera quelques clés pour mettre sous contrôle vos projets.
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Tables des matières
Clé 2 - Doter le projet d’un management fort et impliqué
Clé 3 - Cadencer le projet en le découpant en phases et étapes
Clé 4 - Maitriser l’organisation du projet en l’organisant en chantiers
Clé 5 - Définir précisément qui fait quoi, qui produit quoi et quand produire quoi
Clé 6 - Mettre en place une structure de pilotage à étage
Introduction
La majorité des projets de transformation des entreprises se fait hors délais, hors budget, avec une qualité moindre que prévue.
Parmi les projets informatiques lancés par les entreprises :
(Source étude Chaos du Standish Group - 2006)
La plupart des échecs proviennent d’une conduite de projet non professionnelle (conception du système et management du projet) et non de la réalisation/ fabrication du système .
En effet, voici les principales erreurs qui conduisent les projets à l’échec
1 Une satisfaction du besoin irréaliste et instable.
1.1 Expression de besoin initiale confuse
1.2 Priorités non définies
1.3 Caractère instable et inflationniste de la demande
1.4 Spécifications relevant de la science-fiction plus que du réalisme
2 Une identification de la solution avant d'avoir identifié les besoins réels
2.1 Intention cachée de régler des problèmes "politiques" de l'entreprise à travers le système d'information
3 Des objectifs/enjeux voilés
4 Une insouciance concernant le pilotage du projet
4.1 Utilisateurs finaux non impliqués
4.2 Influenceurs clés, soutien du projet non impliqué
5 Des acteurs importants non impliqués / consulté
Manager un projet est donc un métier.
Manager un projet nécessite de professionnaliser sa démarche de conception et de mise en œuvre du projet. Nous vous proposons de professionnaliser votre démarche autour des 4 piliers suivants :
1. Dispositif Managérial : Doter l’entreprise d’un dispositif managérial apportant de la valeur à chaque acteur impliqué dans la réussite du projet (de la DG au contributeur)
2. Méthode : Doter l’entreprise d’un cadre méthodologique garantissant une approche structurée, pragmatique et éprouvée
3. Pilotage : Doter l’entreprise d’un dispositif de pilotage permettant d’anticiper les risques
4. Démarche : Doter l’entreprise d’une démarche permettant de mettre le projet sous tension
Vous trouverez ci-dessous 8 clés issues de notre référentiel ProjectiTM pour mettre vos projets sur de bons rails
Les 8 clés d'un projet de transformation réussi
Clé 1 - Identifier clairement le besoin à satisfaire et les objectifs à atteindre ... au travers de la réalisation de l'étude préalable.
La définition claire des enjeux d'un projet est une étape souvent minimisée. Or, de nombreux projets ont connu des phases difficiles , voire l'échec, par un manque de définition des enjeux et des objectifs.
La parabole du réverbère illustre bien ces pratiques courantes dans les entreprises.
Le premier facteur de réussite d’un projet réside donc dans le fait de bien identifier avant son lancement les véritables objectifs et enjeux que l’entreprise souhaite privilégier et atteindre au travers d’une étude préalable.
La phase d’étude préalable est donc primordiale dans la préparation de la décision de lancer un projet, car elle permet de :
N’attendez pas d’avoir lancé votre projet, réservé des ressources, pour vous rendre compte que vous n’avez pas de financement, que le projet n’est techniquement pas faisable….
Ce n’est pas un cahier des charges que l’entreprise attend pour décider de lancer un projet, mais une étude d’opportunité et de faisabilité
Clé 2 - Doter le projet d’un management fort et impliqué
Il s’agit de doter le projet du dispositif managérial adéquat, capable d’une part de bien positionner le projet au sein de l’entreprise et d’autre part de permettre une prise de décision rapide et efficace.
Les 2 acteurs clés d’un dispositif managérial performant sont le Sponsor du projet et Le Chef de projet
Le sponsor :
Le chef de projet :
Un projet ne possède qu’une seule tête et donc un seul Chef de Projet ! C’est la condition sine qua non pour garantir d'une part l’unité et la cohérence du projet et d'autre part une prise de décision rapide et efficace
Les décisions stratégiques reposant principalement sur le Sponsor et le Chef de projet il est indispensable pour eux de s’impliquer dans le projet et d’être « complices » ou à minima de bien s’entendre
Clé 3 - Cadencer le projet en le découpant en phases et étapes
Seul un découpage de votre projet en phases et étapes bien distinctes vous permettra d’appréhender et de maitriser la complexité du projet. Pour ce faire appuyez-vous sur le fil conducteur suivant
Clé 4 - Maîtriser l'organisation du projet en l'organisant en chantiers
L'espace Solutions propose des offres innovantes de professionnalisation des pratiques projets et de développement de votre efficience et agilité.
1 - Recenser l’ensemble des activités à mener et des livrables à produire pour réaliser votre projet puis regroupez-les dans des chantiers distincts
Le chantier est un sous-ensemble homogène de tâches d’un projet. Il possède un responsable unique , le responsable de chantier qui reporte directement au chef de projet et participe au comité projet. Organiser un projet en chantiers :
2 – Identifier les filières avec lesquelles chaque chantier doit travailler et collaborer pour pouvoir réaliser les livrables
La filière correspond aux directions qui seront amenées à contribuer sur le projet :
Clé 5 - Définir précisément qui fait quoi, qui produit quoi et quand produire quoi
Utiliser le RACI-VS pour affecter aux acteurs (personnes, chantiers, filières, départements, prestataires…) leurs responsabilités sur un livrable, une activité, une tâche….
Clé 6 - Mettre en place une structre de pilotage à étage
Etablir le mode de pilotage de votre projet sur plusieurs étages. Voici par exemple le rôle du comité projet et du comité de pilotage
Comité de projet
Instance opérationnelle, animée par le chef de projet. Il est composé de l’ensemble des responsables de chantier. Le COPROJ a pour principales missions de :
Comité de pilotage
Instance stratégique, animée par le chef de projet et les responsables de chantier. Il est composé du sponsor et des directeurs de l’entreprise parties prenantes au projet. Le COPIL est l’instance d’arbitrage et de décision du projet. Il a pour principales missions de :
Clé 7 -Réussir à faire travailler ensemble des acteurs aux profils,disponibilités et enjeux très différents
L'espace Ressources propose des ressources telles que des citations, un lexique, des articles ou une librairie en ligne pour evenir un expert projet.
Dans un projet, trois groupes d’acteurs constituent l’équipe projet et vont être amenés à cohabiter et contribuer ensemble à la réussite du projet. C’est au chef de projet d’en assurer la cohésion et le pilotage
L’équipe de réalisation travaille en collaboration avec l’équipe projet tout au long du projet. Elle propose des solutions techniques en phase de conception et réalise les développements en phase de réalisation.
Elle doit apporter au projet une forte expertise technique et technologique
Le groupe Pilote correspond au noyau dur du projet. Il est constitué au moins du chef de projet et des responsables de chantier. Son rôle est de produire et de faire produire les contributeurs et équipes de réalisation.
Pour réussir, le groupe pilote doit posséder en son sein les trois compétences suivantes :
Leur temps alloué au projet représente au minimum 30 % de leur temps de travail
Les contributeurs appartiennent à une direction métier, une filiale, un prestataire… et sont amenés à travailler ponctuellement sur le projet. Ils sont alors placés sous la responsabilité fonctionnelle des responsables de chantier
Clé 8 - Accompagner la transformation pour préparer et mettre en oeuvre les changements auprès des équipes impactées
« Nous passons notre temps à changer, sans nous en rendre compte. Le changement est donc possible. Il est même inhérent à la nature humaine »
Conduire le changement, c'est chercher à obtenir des divers acteurs de nouveaux comportements jugés "plus efficaces".
Pour réussir un projet de transformation, il faut surmonter les obstacles au changement :
Cette résistance au changement peut aller jusqu'au blocage de la mise en place du projet. Le changement est donc un processus complexe qui nécessite, pour les personnes concernées :
Un des principaux facteurs de rejet d’un projet est son inadaptation à l’organisation en place. On tente trop souvent d’adapter les rôles et les processus à l’organisation existante au lieu de proposer une nouvelle organisation qui réponde mieux aux exigences d’efficacité et d’agilité du système cible.
Ainsi, en matière de changement, la démarche utilisée est souvent plus importante que la nature du changement lui-même. Le processus de conduite du changement qui consiste à permettre le passage d'un mode de fonctionnement à un autre doit donc permettre de concilier une double approche complémentaire :
Une approche opérationnelle au travers de :
Une approche "humaniste" qui prend en compte le capital humain comme facteur clé de succès au travers des actions de :
«Si l'utilisateur ne croit pas au système, il créera un système parallèle. Ni l'un ni l'autre ne fonctionneront bien.»
Loi de Golub n°13
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