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Règles de nommages d'un document électronique

Ce document issu du référentiel Projecti™ vous aide à donner à l'ensemble des acteurs de votre projet, une règle unique de gestion de la documentation. Vous pourrez ainsi disposer en permanence d'une information exhaustive, à jour et de qualité en appliquant de façon rigoureuse ces quelques règles.

 

Les 5 grandes règles de gestion électronique d’un document projet

 

  1. Tout document projet est “traçable”c’est à dire que l’on peut savoir qui l’a émis, quand, sur quelle activité et avec quelle autorisation
  2. Tout document quel qu’il soit doit avoir un nom de fichier permettant de connaître de manière simple et lisibleson projet d’appartenance, son type, son intitulé, son auteur, sa version
  3. Quand vous reprenez un document pour vous, vous en devenez l’auteur. Changez alors le titre pour qu’il n’y ait pas de possibilité de doublon
  4. Une seule version d’un document est présente sur le serveur de documents
  5. Il n’y a qu’un seul lieu de classement officiel pour un fichier : l’arborescence est définie sur la base d’un standard et est validée par le chef de projet

 

Les grands types d’acteurs

  • L’auteur (R) : celui qui crée le document et en est « propriétaire ». Il n’y a pas de document sans auteur
  • Le correcteur (A): celui qui corrige ou complète le document sur la forme comme sur le fond
  • L’utilisateur (C ou I) : celui qui ne fait que lire les documents sans les modifier
  • Le signataire (V) : celui qui a le pouvoir de rendre le document « Bon Pour Application » (BPA)

 

Les références d’un document

 

Voici les références possibles pour nommer un document :

  • Le nom du projet auquel il appartient (12 caractères maximum)
  • Le type de document (3 lettres - Cf « Tableau des correspondances : trigrammes d’identification des documents”)
  • L’intitulé du document
  • L’auteur du document (3 caractères composées par exemple de la première lettre du prénom, de la première lettre et de la dernière lettre du nom )
  • Le statut du document (Travail VT ou Validé VV ou Publié VP )
  • Le numéro de version du document. Il est initialisé à 0. Il est incrémenté de 1 à chaque révision interne
  • Le correcteur (3 caractères, tout comme l’auteur, il est identifié par 3 lettres composées de la première lettre du prénom, de la première lettre et de la dernière lettre du nom)
  • La date de dernière modification du document (AAAAMMDD)

 

Notes :

 

Selon votre contexte, vous pouvez simplifier le nommage en n’utilisant que les références ci-dessous qui seront les plus utiles pour vous (a minima : date ou version + titre explicite du document)

 

L’ordre des différentes références n’est pas figé. Il convient cependant de choisir un ordre logique, donc simple à retenir et qui permet d’identifier rapidement le document grâce à son nom.

L’élément placé en première position (ou en 2ème après le nom de projet) sera celui sur lequel des tris pourront être effectués dans l’explorateur. Le choix de position n’est donc pas anodin.

 

 

Exemple :

 

Première rédaction par ABC: VOTREPROJET_PMP_Plan de Management de Projet_ABC_VT0

Modification par ABC: VOTREPROJET_PMP_Plan de Management de Projet_ABC_VT1 

Modification par un relecteur RRR : VOTREPROJET_PMP_Plan de Management de Projet_ABC_VT2_RRR

Modification par ABC suite à la validation du document : VOTREPROJET_PMP_Plan de Management de Projet_ABC_VV.0

 

Annexe :

 

 


 

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