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Nos conseils pour réussir une réunion , une présentation...

 

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Nos conseils pour réussir une réunion, une présentation et un atelier de travail.

 

Ce livre blanc énonce quelques principes et conseils pour permettre aux acteurs projet de mieux maîtriser l'art de la réunion. 

Il suggère en outre des thèmes autour desquels organiser un atelier de travail.

 

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Tables des matières

  1. Nos conseils pour réussir une réunion
  2. Nos conseils pour réussir une présentation
  3. Guide pour concevoir un atelier de travail

 


 

1. Nos conseils pour réussir une réunion

 

Un acteur projet consacre une bonne partie de son activité aux réunions ; elles représentent un aspect important de son rôle.

 

Selon leur nombre, leur fréquence, leur durée et leur qualité, on les considère soit comme un outil de travail indispensable et efficace, soit comme une perte de temps et une source de conflits.

 

Il lui est donc indispensable de savoir :

  • Discerner le type de réunion opportun,
  • Préparer son action en conséquence,
  • Conduire et animer la réunion de façon à en tirer le meilleur parti.

Ce chapitre se limite à l'énoncé de quelques principes et conseils ; leur mise en œuvre permettra aux acteurs projet de mieux maîtriser l’art de la réunion.

 

 


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Les plus fréquentes causes d'échec des réunions

 

1. Echecs dûs au lancement de la réunion :

  • Fréquence trop élevée (réunionnite)
  • Date non propice
  • Participants mal choisis (personnes ou compétences)
  • Participants trop nombreux ; absence, ou au contraire abondance d'experts

2. Echecs dus à la réparation de la réunion :

  • Mauvaise préparation, dérivant sur le flot des événements
    • Ordre du jour confus, mal établi, comportant de mauvaises questions
    • Convocation de dernière minute
    • Aucune information préparatoire disponible ;
  • Exposés non préparés ;
  • Ordre du jour surchargé, impossible à traiter dans le temps imparti

 

3. Echecs dus au déroulement de la réunion :

  • Objectifs de réunions flous
    • Ordre du jour inconnu ou annoncé au dernier moment
    • Ordre du jour non suivi, ou modifié en cours de réunion
  • Dérangement intempestif venant de l'extérieur
  • Inefficacité de l’animateur de la réunion
    • Non respect des règles ("foire d'empoigne")
    • Autorité écrasante de la direction ;
    • Rôles non assignés
  • Participants en opposition
    • Manipulation évidente
    • Blocage manifeste de la prise de décision
    • Volonté d'enterrer d'éventuelles décisions
    • Lutte d'influence au sein du groupe ;
  • Logistique déficiente
  • Non respect du planning (particulièrement pour les conférences téléphoniques) 

 

 


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Les conditions de succès d’une réunion

 

1. Conditions de succès lors du lancement de la réunion :

 

L’animateur doit :

  • Délimiter et préparer le sujet
  • Choisir les participants
  • Établir la convocation (jour, heure, lieu, …)
  • Rédiger et envoyer l’ordre du jour aux participants
  • Préparer les documents de présentation et le matériel nécessaire

Les participants doivent :

  • Étudier éventuellement le sujet
  • Prévenir en cas d’impossibilité de se libérer ou prévoir son remplacement

 

2. Conditions de succès lors du déroulement de la réunion :

 

L’animateur doit :

  • Exposer le sujet
  • Distribuer les documents
  • Répartir les tâches (désigner un rapporteur)
  • Noter les points importants
  • Respecter l’horaire
  • Identifier les actions à mener

Les participants doivent :

  • Participer activement et de manière constructive
  • S’en tenir au sujet de la réunion 

 

 

3. Conditions de succès suite à la réunion :

 

L’animateur doit :

  • Établir le compte-rendu et lister les actions à mener
  • Le soumettre aux participants pour validation
  • Envoyer la version corrigée et validée aux participants

Les participants doivent :

  • Examiner le compte-rendu
  • Faire ou faire faire les actions décidées pendant la réunion

De manière générale :

  • Au préalable de la réunion demandez vous ce qui fera que la réunion sera efficace. En déduire l’ordre du jour à suivre.
  • Stimuler l’intérêt des participants par des questions ouvertes, mais non sujettes à polémique
  • Impliquer les participants au maximum
  • Si le groupe est en désaccord sur un point, laisser ce point de côté (pour le traiter à la fin) et continuer d’avancer sur la suite de l’ordre du jour
  • Vous pouvez faire valider une charte de réunion aux participants au début des réunions, voir exemple de charte ci-après

 


Exemple d’une charte de réunion

 

 


 

2. Nos conseils pour réussir une présentation

 

Réussir une présentation requiert :

 

 

a. Un plan clair : pour permettre aux participants de suivre le raisonnement 

  • Découpez clairement votre présentation (de 2 à 4 parties majeures, découpées en sous parties)
  • Annoncez le dès le début de la présentation

b. Un rythme mobilisant : pour maintenir l’attention

  • Faites des présentations courtes (une trentaine de minutes) avec un rythme soutenu 
  • Alternez les supports de présentation, varier les plaisirs (vidéo, interventions, démonstrations..)

c. Un contenu écrit très léger : pour renforcer le discours

  • Présenter des pages avec seulement quelques mots (chiffre clé, idée force, slogan)

 

d. Des illustrations marquantes : pour maintenir l’attention des participants, faire appel à des moyens de mémorisation, contraindre à une plus grand clarté des explications écrites

 

e. Un slogan fort : pour marquer les esprits et véhiculer le message principal

f. Un ton communicatif

  • Partager son enthousiasme, s’impliquer: pour renforcer un message. Le plaisir est communicatif, il devient une véritable force en public
    « Je pense que », « c’est incroyable », « c’est délirant »…
  • User des silences, des gestes, du ton de la voix
  • Détendre l’auditoire avec une pointe d’humour
  • Détailler correctement un seul point plutôt que de passer rapidement en revue une liste

g. Un discours simple/concret: pour se faire comprendre

  • Des chiffres compréhensibles : Préférer « 10 fois plus rapide que le TGV » à 2000k/h; 3 fois plus léger qu’un paquet de chewing gum à 5 gr.
  • Des termes simples, non jargonnant
  • Des exemples/arguments adaptés aux participants

h. Des notes minimalistes: pour donner une impression de fluidité et de spontanéité

 


 

3. Guide pour concevoir un atelier de travail

 

Présentation générale de l'atelier de travail

 

Rappelons tout d'abord la définition et les objectifs d'un atelier de travail:

  • Un atelier de travail est un type de réunion. Ainsi, les conseils préconisés dans le chapitre 1 s'appliquent aussi à l'atelier.
  • L'objectif général de l'atelier est de produire, dans des conditions stimulantes, un grand nombre d'idées sur un thème donné. Il favorise la créativité des participants et permet de faire surgir des idées nouvelles.
  • L'atelier regroupe des personnes directement touchées par une problématique (amélioration d'un système- outil de travail / organisation du travail... , création d'un nouveau système...)

Ces personnes peuvent être directement impactées (utilisateurs), indirectement impactées, évaluateurs...

 

La démarche :

  • Tous les modèles d'atelier alternent entre séances plénières et groupes de travail composés de 4 à 8 personnes.
  • Un atelier est fortement participatif, les thèmes de travail variés doivent permettre d'aboutir à des propositions d'action pertinentes, opérationnelles et réalisables.

 

Les ateliers se déroulent en général en trois temps: 

  • Analyse critique de l’existant
  • Brainstorming de solutions 
  • Analyse d’écarts/proposition d'action de transformation

 

 


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Conditions de réussite de l’atelier de travail

 

Les ateliers doivent chercher à répondre à un objectif / une question précise.

 

Cette question mérite d’être minutieusement étudiée afin d’être ni trop ouverte ( ne permettrait pas à l’atelier d’aboutir ) et ni trop ciblée ( parasiterait les réflexions ) 

 

Exemple de question ne pouvant pas faire l’objet d’un atelier : 

 

Comment étendre le système de distribution à de nouveaux pays / clients / canaux ? Cet objectif d’atelier a peu de chance d’aboutir en 1 ou 2 jours car il est trop ouvert. Il faudrait limiter la réflexion à un pays particulier par exemple.

 

Exemple de questions pouvant faire l’objet d’un atelier :

 

Comment mettre en place un système de rémunération variable pour la catégorie X de personnel ?

 

Comment harmoniser le système de reporting en respectant la politique groupe ?

 

Quelles fonctionnalités du système étudié faut-il faire évoluer parmi les 20 existantes ?

 

 

Les ateliers doivent être préparés et documentés : 

  • Formaliser les connaissances existantes pour pouvoir se consacrer à la réflexion et non à la mise en forme de ce que l’on sait déjà. Ainsi, par exemple, un atelier qui chercherait à répondre à la question suivante : Quel axe privilégier pour réduire les coûts actuels de distribution ? serait assorti d’une cartographie des coûts actuels.
  • Utiliser de préférence des supports visuels, édités si possible en format Poster (A0) pour être affichés au mur ou sur des panneaux
  • Les participants doivent représenter l’ensemble des besoins utilisateurs:
    • Organisations/entités/entreprises permettant de couvrir le périmètre étudié
    • Profils différents (utilisateurs finaux, organisateurs, experts métiers,…)
    • Eviter dans la mesure du possible de mélanger les niveaux hiérarchiques (pas de N avec son N+1, directeurs entre eux, …)
  • Les participants sont, si possible, tous parfaitement à l’aise dans une même langue
  • Lorsqu’un sujet n’est pas lié au cœur de l’atelier, est trop long à traiter ou s’adresse à des interlocuteurs qui ne sont pas présents, il faut le mettre de coté pour le traiter ultérieurement

 


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Thèmes d’atelier

 

Dans le document joint, nous détaillons 6 idées de thèmes génériques qui peuvent constituer un atelier. Ces 6 thèmes sont détaillés dans des fiches pratiques et classées selon les 3 phases :

  • Phase 1 : d’analyse critique de l’existant
  • Phase 2 : de brainstorming de solutions,
  • Phase 3 : d’analyse d’écart et de proposition d’action

 

Visualiser et recevoir le détail des 6 idées de thème générique

 


 

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